Processus d'approbation

Notre outil d'approbation intégré permet à vos clients d'approuver ou de rejeter les commandes et de gérer les limites de dépenses au sein de leur propre organisation.

Grâce à cet outil, les clients peuvent créer des utilisateurs avec des limites de dépenses définies. Par exemple, une limite de dépenses de 0,00 permet aux utilisateurs de naviguer dans le magasin et de créer un panier de commande, mais toute commande doit être approuvée avant d'être transformée en commande.

Différents niveaux d'approbation peuvent être configurés en fonction des besoins de l'organisation. Les utilisateurs peuvent passer des commandes jusqu'à leur "point de rupture" avant de demander une approbation. En outre, des limites de dépenses peuvent être imposées aux utilisateurs afin d'éviter que les commandes ne dépassent une valeur donnée.

L'ensemble du processus d'approbation est facilité par l'interface utilisateur d'approbation (UI) sur la vitrine. Les approbateurs peuvent utiliser cette interface pour approuver ou rejeter les commandes en attente, en envoyant des notifications aux utilisateurs finaux concernant les ajustements nécessaires ou les raisons du rejet. L'approbateur peut également modifier les détails de la commande à ce stade et/ou l'envoyer à la commande.

Configuration d'un utilisateur en tant qu'approbateur

Naviguez jusqu'à l'onglet Clients et utilisateurs>Utilisateurs>Clients

C'est ici que vous pouvez cocher la case "Approbateur" pour donner à un utilisateur spécifique des droits d'approbation sur un client spécifique.

Cela permettra à l'utilisateur d'accéder aux approbations par le biais d'une sélection de menu supplémentaire sur le magasin :

La sélection de l'option "Approbations" dans le menu utilisateur permet désormais à l'utilisateur approbateur d'accéder à un nouvel écran dans lequel il peut visualiser les commandes en attente d'approbation ou de rejet, ainsi que l'historique des commandes précédentes qui ont été traitées (via la capacité d'approbation de l'utilisateur).

Chaînes d'approbation / Limites de dépenses

Toute une chaîne d'approbateurs peut être mise en place - où certains utilisateurs auront des limites de dépenses plus basses ou même aucune possibilité de dépenser (sans approbation).

En sélectionnant un client spécifique, naviguez jusqu'à l'onglet "utilisateur" et vous verrez que vous pouvez entrer quelques détails supplémentaires :

• Un "point d'arrêt", c'est-à-dire une limite de dépenses pour un utilisateur

• Approbateur suivant - Vous avez la possibilité de désigner une personne spécifique comme approbateur suivant une fois que la limite de l'utilisateur actuel a été atteinte. Dans les cas où aucun point de rupture n'est établi et où aucun approbateur n'est désigné, cet utilisateur ne sera soumis à aucune exigence d'approbation.

• Limite - Il s'agit de la valeur maximale de la commande qu'un approbateur peut traiter (n'oubliez pas que si tous les utilisateurs ont une limite maximale, toute commande supérieure à cette valeur ne pourra être approuvée par aucun utilisateur).

Les utilisateurs définissent leurs propres chaînes d'approbation

Un "administrateur d'utilisateurs" peut être créé pour un client spécifique.

Cet utilisateur disposera de droits administratifs étendus lui permettant de créer et de supprimer des utilisateurs pour son organisation.

Ils pourront également gérer les points d'arrêt et les approbateurs suivants depuis l'avant de l'atelier grâce à l'interface utilisateur.

Un administrateur utilisateur est créé de la même manière qu'un approbateur.

En naviguant vers un client ou un utilisateur et en sélectionnant l'onglet utilisateur, l'option "Customer Admin" peut être sélectionnée pour les différents utilisateurs d'une organisation.

Cela permettra à l'utilisateur d'accéder au menu "Utilisateurs" situé à l'avant du magasin :

Un utilisateur peut être à la fois approbateur et administrateur ou ne jouer qu'un seul de ces deux rôles.

L'accès au menu utilisateur permet à l'administrateur utilisateur de voir tous les utilisateurs de l'organisation, qu'ils soient approbateurs ou non, quel est leur seuil d'approbation de la commande et qui est le prochain dans la chaîne d'approbation (s'il s'agit d'une personne nommée) ou le prochain utilisateur dont le seuil d'approbation est suffisamment élevé pour traiter la commande.

En sélectionnant le nom d'un utilisateur, un écran supplémentaire peut être utilisé pour modifier les points d'arrêt et définir les approbateurs suivants dans une chaîne :

Des informations supplémentaires peuvent également être administrées pour un utilisateur particulier (y compris les informations relatives au compte et les préférences en matière de courrier électronique).

Paramètres spécifiques au client

Dans les paramètres du client, des sélections supplémentaires peuvent être appliquées à un client ou à un groupe en ce qui concerne la manière dont les approbations sont gérées. (Clients et utilisateurs>clients).

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Description	Champ d'application
Exiger l'approbation du rachat du produit	La valeur "Non" permet à un client d'acheter à nouveau un produit acheté précédemment, sans avoir besoin de l'approbation d'un approbateur. Notez que cela ne fonctionne que pour les produits dont le prix n'a pas changé depuis le dernier achat approuvé.
L'utilisateur choisit qui approuve	L'utilisateur peut choisir un approbateur au moment du paiement. Notez qu'une commande ne doit être approuvée que si le point de rupture de l'utilisateur est atteint.
Permission d'obtenir des approbations en attente pour d'autres administrateurs de clients	Permet aux approbateurs de traiter les commandes qui sont actuellement traitées par un autre approbateur (à condition qu'ils disposent de la limite d'approbation correcte pour traiter la commande).
Limitation de la visualisation des approbations en cours pour d'autres administrateurs de clients	Empêche les approbateurs de voir les approbations de commandes en attente qui sont occupées par un autre approbateur.
Envoyer un courrier à tous les approbateurs valides	Seuls les approbateurs valides qui sont en mesure d'approuver une commande envoyée à l'approbation seront ajoutés à la liste des destinataires de ce courrier d'approbation. Cela signifie que certains approbateurs peuvent ne pas avoir le droit d'approuver une commande et qu'ils ne sont donc pas inclus dans la liste CC d'un courrier d'approbation.