Genehmigungsverfahren

Unser integriertes Genehmigungstool bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, Bestellungen zu genehmigen oder abzulehnen und Ausgabenlimits innerhalb ihrer eigenen Organisation zu verwalten.

Mit diesem Tool können Kunden Benutzer mit bestimmten Ausgabenlimits einrichten. Mit einem Ausgabelimit von 0,00 können Benutzer beispielsweise im Shop stöbern und einen Bestellkorb anlegen, aber jede Bestellung muss genehmigt werden, bevor sie zu einer Bestellung wird.

Je nach den organisatorischen Erfordernissen können verschiedene Ebenen von Genehmigern konfiguriert werden. Benutzer können Bestellungen bis zu einer bestimmten Grenze aufgeben, bevor sie eine Genehmigung einholen. Darüber hinaus können für Benutzer Ausgabenlimits festgelegt werden, um zu verhindern, dass Bestellungen einen bestimmten Wert überschreiten.

Der gesamte Genehmigungsprozess wird durch die Genehmigungs-Benutzeroberfläche (UI) auf der Storefront vereinfacht. Die Genehmigenden können diese Benutzeroberfläche nutzen, um ausstehende Bestellungen zu genehmigen oder abzulehnen und die Endbenutzer über erforderliche Anpassungen oder Gründe für die Ablehnung zu benachrichtigen. Der Genehmigende kann in diesem Stadium auch Auftragsdetails ändern und/oder den Auftrag weiterleiten.

Einrichten eines Benutzers als Genehmigender

Navigieren Sie zur Registerkarte Kunden & Benutzer>Benutzer>Kunden

Hier können Sie das Feld "Genehmigender" ankreuzen, um einem bestimmten Benutzer Genehmigungsrechte für einen bestimmten Kunden zu erteilen.

Dadurch erhält der Benutzer über eine zusätzliche Menüauswahl im Geschäft Zugang zu den Genehmigungen:

Durch Auswahl der Option "Genehmigungen" im Benutzermenü erhält der Benutzer, der die Genehmigung erteilt hat, Zugriff auf einen neuen Bildschirm, auf dem er alle anhängigen (zu genehmigenden oder abzulehnenden) Aufträge sowie eine Auftragshistorie früherer Aufträge, die (über die Genehmigungsfunktion dieses Benutzers) bearbeitet wurden, anzeigen kann.

Genehmigungsketten / Ausgabenlimits

Es kann eine ganze Kette von Genehmigern eingerichtet werden, wobei einige Benutzer niedrigere Ausgabenlimits oder sogar keine Ausgabemöglichkeiten (ohne Genehmigung) haben.

Wenn Sie einen bestimmten Kunden auswählen, navigieren Sie zur Registerkarte "Benutzer" und Sie werden sehen, dass Sie einige zusätzliche Details eingeben können:

• Ein "Break-Point", d.h. eine Ausgabengrenze für einen Nutzer

• Nächster Genehmigender - Sie haben die Möglichkeit, eine bestimmte Person als nächsten Genehmigenden zu benennen, wenn das Limit des aktuellen Benutzers erreicht ist. In Fällen, in denen kein Haltepunkt festgelegt und kein Genehmigender bestimmt wurde, unterliegt dieser Benutzer keinen Genehmigungsanforderungen.

• Limit - dies ist der maximale Auftragswert, den ein Genehmigender bearbeiten kann (wenn alle Benutzer ein Limit haben, kann jeder Auftrag, der diesen Wert überschreitet, von keinem Benutzer genehmigt werden).

Benutzer legen ihre eigenen Genehmigungsketten fest

Für einen bestimmten Kunden kann ein "Benutzerverwalter" eingerichtet werden.

Dieser Benutzer verfügt über erweiterte Verwaltungsrechte, d. h. er kann Benutzer für seine Organisation anlegen und entfernen.

Über diese Benutzeroberfläche können sie auch Unterbrechungspunkte und die nächsten Genehmiger von der Vorderseite des Geschäfts aus verwalten.

Ein Benutzerverwalter wird auf dieselbe Weise wie ein Genehmigender erstellt.

Wenn Sie zu einem Kunden oder Benutzer navigieren und die Registerkarte "Benutzer" auswählen, können Sie die Option "Kundenadministrator" für die verschiedenen Benutzer in einer Organisation auswählen.

Dadurch erhält der Benutzer Zugriff auf das Menü "Benutzer" im vorderen Teil des Shops:

Ein Benutzer kann sowohl Genehmigender als auch Administrator sein oder nur eine der beiden Rollen einnehmen.

Wenn der Benutzeradministrator das Benutzermenü aufruft, sieht er alle Benutzer innerhalb der Organisation, unabhängig davon, ob sie Genehmiger sind oder nicht, und wie hoch ihre Genehmigungsschwelle ist und wer der nächste in der Genehmigungskette ist (wenn es sich um eine benannte Person handelt) oder der nächste Benutzer mit einer ausreichend hohen Schwelle zur Bearbeitung des Auftrags.

Durch Auswahl eines Benutzernamens kann ein zusätzlicher Bildschirm verwendet werden, um Unterbrechungspunkte zu ändern und die nächsten Genehmigenden in einer Kette festzulegen:

Zusätzliche Informationen können auch für einen bestimmten Benutzer verwaltet werden (einschließlich Kontoinformationen und E-Mail-Einstellungen).

Kundenspezifische Einstellungen

Unter Kundeneinstellungen gibt es einige zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, die auf einen Kunden oder eine Gruppe angewandt werden können, um die Handhabung von Genehmigungen zu regeln. (Kunden und Benutzer>Kunden).

Beschreibung	Feld
Genehmigung für den Rückkauf von Produkten verlangen	Wenn Sie diese Option auf "Nein" setzen, kann ein Kunde ein zuvor gekauftes Produkt erneut kaufen, ohne die Genehmigung eines Genehmigers einzuholen. Beachten Sie, dass dies nur bei Produkten funktioniert, deren Preis sich seit dem letzten genehmigten Kauf nicht geändert hat.
Benutzer wählt aus, wer die Genehmigung erteilt	Der Benutzer kann an der Kasse einen Genehmiger auswählen. Beachten Sie, dass eine Bestellung nur genehmigt werden muss, wenn der Haltepunkt des Benutzers erreicht ist.
Erlaubnis für ausstehende Genehmigungen bei anderen Kundenverwaltern	Ermöglicht den Genehmigern die Bearbeitung von Aufträgen, die derzeit von einem anderen Genehmiger bearbeitet werden (vorausgesetzt, dieser hat das richtige Genehmigungslimit für die Bearbeitung des Auftrags).
Einschränkung der Anzeige ausstehender Genehmigungen bei anderen Kundenadministratoren	Verhindert, dass Genehmigende ausstehende Auftragsgenehmigungen sehen, die bei einem anderen Genehmigenden liegen.
Mail an alle gültigen Genehmiger senden	Nur gültige Genehmiger, die in der Lage sind, einen Auftrag zu genehmigen, der zur Genehmigung gesendet wurde, werden in die CC-Liste für diese Genehmigungsmail aufgenommen. Dies bedeutet, dass einige Genehmigende möglicherweise nicht berechtigt sind, einen Auftrag zu genehmigen, und daher nicht in die CC-Liste einer Genehmigungsmail aufgenommen werden.